Antiriciclaggio in mediazione — guida agli obblighi e alla compilazione

Questa pagina offre un orientamento generale e una guida tecnica allo strumento. Non sostituisce le procedure interne dell'Organismo né una valutazione professionale del caso concreto: soggetto obbligato, ripartizione dei compiti, titolarità del trattamento e istruzioni agli incaricati devono essere verificati e documentati dall'organizzazione che usa lo strumento. La Parte 2 spiega la compilazione manuale, la gestione di più parti, il salvataggio locale e l'esportazione in Word. L'assistente AI sui documenti è sospeso.

Parte 1 — Guida agli obblighi di legge

La normativa antiriciclaggio può trovare applicazione alle attività svolte nel contesto della mediazione secondo la qualifica del soggetto, l'incarico e l'operazione concreta. Questa guida non determina da sola chi sia il soggetto obbligato né assegna responsabilità: l'Organismo o il professionista deve verificare il proprio inquadramento ai sensi del D.Lgs. 231/2007, le regole tecniche applicabili e le proprie procedure interne prima di usare i modelli.

Chi è obbligato, e chi no

I compiti effettivi dipendono dall'inquadramento normativo, dall'organizzazione e dalle deleghe interne. Le indicazioni seguenti sono quindi soltanto uno schema operativo da validare:

• Organismo o segreteria: può raccogliere i dati del procedimento e la documentazione secondo le procedure adottate dall'Organismo; responsabilità e controllo di secondo livello devono risultare da atti organizzativi.
• Mediatore designato: compila o verifica le sezioni affidategli dalle procedure dell'Organismo, senza presumere che lo strumento trasferisca su di lui obblighi o responsabilità non formalizzati.
• Avvocato di parte: deve valutare separatamente se e in quale misura l'incarico concreto rientri negli obblighi applicabili alla professione forense. La mera presenza in mediazione non consente a questa guida di concludere automaticamente per l'inclusione o l'esclusione.

L'adeguata verifica della clientela

Quando l'adeguata verifica è dovuta, il soggetto obbligato la esegue secondo il D.Lgs. 231/2007, le regole tecniche e le proprie procedure, individuando anche chi sia autorizzato a raccogliere e verificare i dati. Lo strumento aiuta a organizzare le informazioni, ma non decide se l'obbligo sussista, chi ne sia responsabile o quale livello di verifica sia appropriato.

Il fascicolo: i documenti da produrre e conservare

Quando l'adeguata verifica è dovuta, le procedure del soggetto obbligato devono stabilire contenuto, formazione, accesso e conservazione del fascicolo documentale. I modelli disponibili possono aiutare a organizzare informativa, verifica, valutazione del rischio, dichiarazioni, comunicazioni e controlli, ma non certificano che tali documenti siano necessari o sufficienti nel caso concreto. Il soggetto obbligato deve inoltre applicare i termini di conservazione previsti dall'art. 31 D.Lgs. 231/2007 e le proprie misure di riservatezza.

Riconoscere un'operazione sospetta

Il soggetto obbligato e le persone formalmente incaricate dalle sue procedure devono saper riconoscere gli indicatori di anomalia pertinenti al caso concreto. Valutazione, documentazione ed eventuale trasmissione interna al RAR o referente SOS seguono esclusivamente l'inquadramento applicabile, le deleghe e le procedure adottate; questa guida non assegna tali compiti al mediatore.

Come si traduce in pratica

Nel concreto, l'Organismo o il professionista deve definire preventivamente chi raccoglie i dati, chi esegue le verifiche, chi valuta il rischio e chi esamina le anomalie. La tabella della Parte 2 è soltanto un esempio organizzativo da adattare e non costituisce attribuzione di obblighi. Per una procedura con più parti, i dati comuni possono essere inseriti una sola volta, mentre le posizioni dei singoli soggetti restano distinte lungo il fascicolo.

Le informazioni di questa Parte 1 hanno carattere informativo e divulgativo e sono aggiornate alla normativa vigente al momento della pubblicazione. Non costituiscono consulenza legale. Per la valutazione degli obblighi antiriciclaggio nel proprio caso specifico si raccomanda di consultare un avvocato abilitato o il Responsabile Antiriciclaggio del proprio Organismo di mediazione.

Parte 2 — Guida alla compilazione dello strumento

Questa parte non ripete la normativa (v. Parte 1 qui sopra): spiega come si compila manualmente lo strumento, campo per campo e ruolo per ruolo, comprese la gestione di più parti nella stessa procedura, il salvataggio e la ripresa del lavoro, la cronologia delle comunicazioni del mediatore, l'esportazione e il download in Word. L'assistente AI che leggeva i documenti del fascicolo è sospeso e i relativi endpoint non accettano caricamenti.

1. La logica dello strumento: una procedura, più parti

Una mediazione coinvolge sempre almeno due soggetti — l'istante e l'invitato/aderente, spesso più di due (più istanti, più aderenti). Lo strumento riflette questa realtà: i dati che riguardano la procedura nel suo complesso (Organismo, numero di procedura, date, mediatore designato, oggetto della controversia) si inseriscono una sola volta; i dati che riguardano ciascuna parte (identificazione, rischio, adeguata verifica) si compilano separatamente per ognuna. Usa il pulsante "+ Nuova parte per questa procedura" per passare manualmente da una parte all'altra.

In alto trovi tre schede di ruolo — Organismo di mediazione, Mediatore designato, Avvocato di parte — che non bloccano nessun campo, ma servono a marcare da chi provengono i dati inseriti e a orientarti su cosa compilare, secondo le sezioni seguenti. Prima ancora di iniziare a compilare, in cima alla pagina puoi scegliere che documento ti serve (Modulo di Adeguata Verifica, Scheda di valutazione del rischio, Dichiarazione del cliente, Modello ufficiale COA Genova, oppure il Fascicolo AML completo come opzione avanzata): la sezione 19 "Genera o stampa i modelli" mostra allora un solo pulsante, quello relativo al documento scelto. Il Promemoria SOS riservato per il Responsabile Antiriciclaggio (RAR) non è mai generato automaticamente insieme agli altri: compare in un'area riservata a parte, visibile solo quando la valutazione di rischio risulta alta (v. punto 6.5).

2. Cosa compila l'Organismo di mediazione (o la segreteria)

Quando interviene: al deposito della domanda e dell'eventuale adesione, prima del primo incontro con il mediatore.

Cosa compila di norma:

• Sezione 1 — Dati del procedimento: denominazione e sede dell'Organismo, numero di iscrizione al registro del Ministero della Giustizia, legale rappresentante, numero di procedura, date di deposito dell'istanza e dell'adesione. Questi campi sono comuni a tutte le parti della stessa procedura: si inseriscono una volta sola.
• Sezioni 2-4 e 14, in tutto o in parte, se allo sportello vengono già raccolti i dati anagrafici della parte e la documentazione (carta d'identità, visura camerale, dichiarazione sul titolare effettivo): in questo caso conviene compilarle subito, così il mediatore le trova pronte al tavolo e deve solo verificarle.
• Sezione 8, limitatamente a oggetto e valore della controversia, se già risultano dalla domanda depositata.

Documenti da verificare fuori dallo strumento: documento d'identità, visura camerale, procura alle liti/mandato a conciliare, ricevuta di pagamento delle spese di mediazione. Riporta manualmente nel modulo soltanto i dati necessari dopo averne verificato correttezza e pertinenza.

Altre azioni tipiche dell'Organismo:

• Usare, nella sezione 19, "🖨️ Moduli in bianco (stampa)" per stampare i moduli cartacei da far compilare a mano, se preferito.
• Inserire il numero di procedura per attivare il salvataggio automatico, così il lavoro fatto allo sportello resta disponibile quando il mediatore riprende la scheda.
• Usare "+ Nuova parte per questa procedura" quando si apre la posizione della seconda parte (es. all'adesione dell'invitato).
• Dopo la generazione dei modelli, scaricare il fascicolo in Word e conservarlo nel fascicolo riservato per 10 anni (art. 31 D.Lgs. 231/2007).
• La Sezione 18 — Verifica del Responsabile dell'Organismo/RAR è riservata al controllo di secondo livello: la compila il Responsabile Antiriciclaggio, non il mediatore al tavolo.

3. Cosa compila il Mediatore designato

Quando interviene: dal primo incontro fino alla chiusura della procedura, con eventuali aggiornamenti nelle sessioni successive.

Cosa compila di norma: tutto ciò che richiede una valutazione o una verifica personale al tavolo — in pratica le sezioni dalla 2 alla 18 (v. tabella al punto 5), a partire dai dati già inseriti dall'Organismo, che va sempre controllato e integrato se necessario (la diligenza richiesta è personale: non ci si può limitare a fidarsi di quanto fatto da altri). In particolare:

• Identifica la parte e verifica documento, titolare effettivo e qualifica PEP (sezioni 3, 4, 6, 7).
• Compila la scheda di rischio e la valutazione della prestazione (sezioni 9-10), l'esame delle anomalie (sezione 11) e la valutazione complessiva (sezione 12) — anche quando il rischio è basso, questa scheda va comunque prodotta.
• Usa il motore trigger UIF (in alto nella pagina, sopra il compilatore) per l'intervista sui sette segnali T1-T7: rispondendo, lo strumento segnala le combinazioni che integrano un "dubbio ragionevole" e prepara una bozza di motivazione da girare al RAR.
• Se emergono anomalie, valuta la trasmissione al Responsabile Antiriciclaggio (sezione 16) e raccoglie le dichiarazioni sottoscritte dalla parte (sezione 17).
• Registra ogni comunicazione ricevuta in corso di procedura (rinvii, nuovi elementi, variazioni) nel box "Comunicazioni e aggiornamenti del mediatore": la cronologia resta visibile nella pagina, compare nella Scheda di valutazione del rischio generata e aggiorna da sola la data dell'ultimo aggiornamento della scheda. Questa cronologia è condivisa per l'intera procedura, non per singola parte, perché riguarda lo svolgimento del procedimento nel suo complesso.
• Passa alla parte successiva con "+ Nuova parte per questa procedura" ogni volta che deve compilare la posizione di un altro soggetto (istante, aderente, terzo chiamato), ripetendo le sezioni dalla 2 in poi.
• Alla fine di ciascuna sessione o all'emergere di elementi nuovi, preme "Genera i modelli": ogni generazione resta in cronologia (v. punto 6.3), così si vede quando e quante volte i modelli sono stati prodotti per quella parte.

4. Cosa compila l'Avvocato di parte

Nella generalità dei casi l'avvocato che assiste o difende una parte in mediazione non ha obblighi antiriciclaggio: l'attività difensiva è esclusa (Regola Tecnica n. 2 CNF; art. 35, c. 5, D.Lgs. 231/2007) e non c'è nulla da compilare in questa scheda — per il quadro completo v. Chi è obbligato, e chi no nella Parte 1 qui sopra.

Gli obblighi si riattivano solo se l'incarico dell'avvocato sfocia in un'operazione economica autonoma tipica dell'art. 3, c. 4, lett. c) — ad esempio un trasferimento immobiliare collegato all'accordo. In quel caso, per la parte che assiste:

• Compila i propri dati nella Sezione 5 — Rappresentante o soggetto autorizzato ad agire per la parte, indicando come titolo di intervento "Difensore" o "Procuratore speciale", con i propri riferimenti anagrafici, i poteri conferiti (rappresentare, formulare proposte, disporre del diritto, sottoscrivere l'accordo) e il documento da cui derivano (procura alle liti, procura speciale/notarile).
• Riporta manualmente i dati della propria tessera professionale o della procura alle liti/mandato a conciliare; se devi ancora predisporre la procura, puoi usare il generatore di procure del sito.

L'eventuale assegnazione delle sezioni relative a rischio, anomalie e trasmissione interna (9-16) deve risultare dall'inquadramento applicabile e dalle procedure o deleghe adottate; lo strumento non la presume.

5. Le 19 sezioni del modulo, una per una

Ordine e contenuto orientativo delle sezioni. La colonna finale mostra soltanto soggetti che le procedure interne potrebbero incaricare: non attribuisce responsabilità e deve essere validata prima dell'uso. "Comune alla procedura" indica i campi che si inseriscono una sola volta; le altre sezioni sono specifiche della parte corrente.

6. Le funzioni trasversali

6.1 Più parti nella stessa procedura

Il pulsante "+ Nuova parte per questa procedura" (sotto il numero di procedura) mantiene i dati comuni — Organismo, numero, date, mediatore, oggetto — e azzera solo i campi specifici della parte, in modo da poter compilare separatamente il Modulo di adeguata verifica e la Scheda di valutazione del rischio per ciascun soggetto. Il box "Procedure con dati salvati su questo browser", in cima al compilatore, elenca tutte le procedure già trattate su quel browser con le rispettive parti annidate: da lì si riapre in un clic qualunque combinazione procedura/parte con il link "Apri ›".

6.2 Assistente AI sui documenti: funzione sospesa

6.3 Salvataggio automatico, cronologia e ripresa del lavoro

Non appena si inserisce il numero di procedura, ogni modifica ai campi viene salvata automaticamente (con un breve ritardo) nel browser, associata a quel numero e al nome della parte corrente. L'indicatore "Salvataggio automatico attivo" mostra l'orario dell'ultimo salvataggio. Se in una sessione precedente era già stato compilato qualcosa per la stessa procedura, il box "Sono stati trovati dati compilati..." propone di ricaricarli con un pulsante dedicato — il caricamento non è mai automatico, va sempre confermato per non sovrascrivere per errore dati che si stanno digitando. Ogni volta che si generano i modelli, la data e l'elenco dei documenti prodotti vengono registrati nello storico di quella parte, visibile subito sotto il numero di procedura.

6.4 Comunicazioni e aggiornamenti del mediatore

Il box dedicato (sotto la sezione 1) permette di annotare data e contenuto di ogni comunicazione ricevuta nel corso della procedura — rinvii, nuovi elementi, variazioni comunicate tra una sessione e l'altra. La cronologia è unica per l'intera procedura (non per singola parte) e viene riportata automaticamente nella Scheda di valutazione del rischio generata, oltre ad aggiornare la data dell'ultimo aggiornamento in sezione 1.

6.5 Sezione 19 — Genera o stampa i modelli

Il documento scelto in cima alla pagina (v. punto 1) determina cosa mostra la sezione 19: un solo pulsante di generazione, con il nome file già corretto per quel documento. Il fascicolo completo, gli altri formati e la stampa a mano restano un clic più in là, in "Altre opzioni":

Altre risorse del sito per chi si occupa di mediazione

7. Domande frequenti